Vraag: 

Ik zie andere stamgegevens in de administratie dan de Finovion standaard. Hoe kan ik dit oplossen? 


Antwoord:

Als er nog geen mutaties en / of relaties en dergelijke in de administratie aanwezig zijn is dit eenvoudig op te lossen:

  • Open de administratie en navigeer naar het menu Administratienaam | Onderhoud. Vervolgens druk je op de knop Bewerken en dan  Opnieuw Beginnen;
  • Je kiest voor de instelling 'Ik wil met een lege administratie beginnen en deze opnieuw inrichten' en kiest voor Volgende;
  • Op het vervolgvenster beantwoord je de vragen of administratie BTW-plichtig is en of er een conversie van toepassing is;
  • Let op dat je voor 'Geavanceerde inrichting' kiest om verder te gaan. Nu kan je een Finovion Template (EZ, BV, Agro, Horeca) selecteren om de stamgegevens aan te laten maken.


Zijn er wel mutaties aanwezig dan is het wat meer werk om de stamgegevens aan te passen naar de Finovion standaarden. In de template administraties is een grootboekrekeningschema aanwezig, evenals grootboekclassificaties, BTW codes, betalingscondities, dagboekcodes, activagroepen en afschrijvingsmethoden. BTW codes, dagboekcodes, betalingscondities, activagroepen en afschrijvingsmethoden hoeven niet direct aangepast te worden of alleen daar waar mogelijk. 


Omdat andere applicaties in de ICT straat van Finovion op het Finovion Standaard grootboekrekeningschema zijn afgestemd is het zeer wenselijk dit rekeningschema te hanteren. In een bestaande administratie van een nieuwe klant wijkt dit rekeningschema vaak af. Hieronder vind je de stappen om het grootboekrekeningschema aan te passen. 

  • Druk een balans en winst en verliesrekening af zodat je zichtbaar hebt op welke grootboekrekeningen saldo en dus mutaties aanwezig zijn. Navigeer naar menu Financieel | Analyse en Resultaten | Balans / Winst en Verlies;
  • Doe dit eventueel ook voor oudere boekjaren zodat je een goed beeld hebt van alle rekeningnummers waar mutaties op aanwezig zijn;
  • Navigeer naar het menu Administratienaam | Stamgegevens | Financieel | Grootboekrekeningen;
  • Vink alle grootboekrekeningen waar geen mutaties op staan en druk op Verwijderen rechts boven de lijst van grootboekrekeningen. Let op dat je de paginagrootte zo hoog instelt dat alle rekeningen op 1 pagina passen of herhaal deze actie per pagina. (let op dat er ook grootboekrekeningen in gebruik kunnen zijn omdat deze in instellingen gebruikt zijn, zoals activarekeningen, dagboekrekeningen, BTW rekeningen, omzet- en kostprijs rekeningen, administratie instellingen. Deze grootboekrekeningen niet aanvinken om te verwijderen;
  • Vink alle overgebleven grootboekrekeningen aan die vernummert moeten worden en druk op de button Vernummer.  Geef het nieuwe nummer op wat correspondeert met het Finovion rekeningschema. Bijvoorbeeld 4100 Schoonmaakkosten vernummer je naar 4330. 


Nu matchen de aanwezige grootboekrekeningnummers met het nummer uit het standaardrekeningschema van Finovion. Om te zorgen dat de grootboekclassificatie en de Nextens classifcaties van de reeds bestaande grootboekrekeningnummers worden aangepast  moet er nog een export en import van grootboekrekeningen en classificaties plaatsvinden. Met deze export en import voegen we meteen alle andere grootboekrekeningnummers uit de template toe.

  • Vraag bij het servicekantoor de XML importbestanden op van de corresponderende template administratie (EZ, BV, Horeca, Agro) en bewaar de ontvangen bestanden op een locatie die je kan terugvinden. 
  • Navigeer naar het menu Administratienaam | Stamgegevens | Grootboekrekeningschema's. Voeg een schema toe: Code: Nextens : Omschrijving: Nextens koppelingsschema;
  • Maak een back-up van de administratie in Exact Online, via het menu Administratienaam | Back-up. Zet hierbij het aantal minuten op 1 in plaats van 30;
  • Navigeer naar het menu Administratienaam | Export/import | XML en kies voor import achter grootboekclassificaties;
  • Importeer het bestand "GLAccountClassifications....standaard', waarbij je op het scherm XML Importeren aangeeft Naar Grootboekrekeningschema 1 - Grootboekrekeningschema, druk op de button Importeren;
  • Importeer het bestand "GLAccountClassifications....Nextens, waarbij je op het scherm XML Importeren aangeeft Naar Grootboekrekeningschema Nextens - Nextenskoppelingsschema, druk op de button Importeren;
  • Druk op de button Import en wijzig het onderwerp in Grootboekrekeningen
  • Importeer het bestand "GLAccounts....standaard', waarbij je op het scherm XML Importeren aangeeft Naar Grootboekrekeningschema 1 - Grootboekrekeningschema, druk op de button Importeren;
  • Importeer het bestand "GLAccounts....Nextens, waarbij je op het scherm XML Importeren aangeeft Naar Grootboekrekeningschema Nextens - Nextens koppelingsschema, druk op de button Importeren.


Als laatste stap moeten nog de omschrijvingen van de "algemene rekeningen" weer worden terug gewijzigd. Dit betreffen rekeningen als bank1, bank2, omzet 1, omzet 2, kostprijs enzovoort. Ook zal je van de rekeningnummers die wel in de administratie aanwezig zijn, maar niet in het Finovion standaardrekeningschema aanwezig zijn de grootboekclassificatie en de Nextens classificatie handmatig per grootboekrekening gewijzigd moeten worden.  

  • Navigeer naar menu Administratienaam | Stamgegevens | Grootboekrekeningen;
  • Vink de grootboekrekeningen aan die gewijzigd moeten worden;
  • Klik rechtsboven de lijst op Bewerken | Eén voor één;
  • Pas de grootboekclassificatie 1- grootboekrekeningschema en de Nextens koppelingsschema aan en waar nodig de gekoppelde BTW code.


Nu is het grootboekrekeningschema afgestemd op die uit de template administratie.

Het is mogelijk de administratie te koppelen aan de corresponderende template administratie via het menu Administratienaam | Stamgegevens | Template | Bestaande template koppelen. Geef de template op (EZ, BV, Horeca, Agro), druk op Selecteren, vink alle onderdelen aan op het vervolgvenster en druk op de button Opslaan.


Optioneel kan je bekijken of overige stamgegevens als BTW codes, Dagboeken en betalingscondities uit de template opgehaald kunnen worden. Dit doe je via het menu Administratienaam | Stamgegevens | Template | Controle. Vink de onderdelen aan en kies voor Tonen. Via de aantallen kan je op het vervolgvenster kiezen welke ontbrekende gegevens je uit de template wilt kopiëren. Hierbij is het belangrijk dat je bestaande gegevens niet laat overschrijven met andere gegevens.