Vraag: 

Ik zie andere stamgegevens in de administratie dan de Finovion standaard. Hoe kan ik dit oplossen? 


Antwoord:

Als er nog geen mutaties en / of relaties en dergelijke in de administratie aanwezig zijn is dit eenvoudig op te lossen:

  • Open de administratie en navigeer naar het menu Administratienaam | Onderhoud. Vervolgens druk je op de knop Bewerken en dan  Opnieuw Beginnen;
  • Je kiest voor de instelling 'Ik wil met een lege administratie beginnen en deze opnieuw inrichten' en kiest voor Volgende;
  • Op het vervolgvenster beantwoord je de vragen of administratie BTW-plichtig is en of er een conversie van toepassing is;
  • Let op dat je voor 'Geavanceerde inrichting' kiest om verder te gaan. Nu kan je een Finovion Template (EZ, BV, Agro, Horeca) selecteren om de stamgegevens aan te laten maken.


Zijn er wel mutaties aanwezig dan is het wat meer werk om de stamgegevens aan te passen naar de Finovion standaarden. In de template administraties is een grootboekrekeningschema aanwezig, evenals grootboekclassificaties, BTW codes, betalingscondities, dagboekcodes, activagroepen en afschrijvingsmethoden. BTW codes, dagboekcodes, betalingscondities, activagroepen en afschrijvingsmethoden hoeven niet direct aangepast te worden of alleen daar waar mogelijk. 


Omdat andere applicaties in de ICT straat van Finovion op het Finovion Standaard grootboekrekeningschema zijn afgestemd is het zeer wenselijk dit rekeningschema te hanteren. In een bestaande administratie van een nieuwe klant wijkt dit rekeningschema vaak af. Hieronder vind je de stappen om het grootboekrekeningschema aan te passen. 

  • Werk altijd veilig en maak eerst een back-up via Administratienaam | Backup. Zet het aantal minuten op 1 ipv 30 en laat een back-up maken.
  • Druk een balans en winst en verliesrekening af zodat je zichtbaar hebt op welke grootboekrekeningen saldo en dus mutaties aanwezig zijn. Navigeer naar menu Financieel | Analyse en Resultaten | Balans / Winst en Verlies;
  • Doe dit eventueel ook voor oudere boekjaren zodat je een goed beeld hebt van alle rekeningnummers waar mutaties op aanwezig zijn;
  • Navigeer naar Administratienaam | Instellingen, tabblad Financieel en tabblad Activa, noteer de grootboekrekeningnummers die hier opgegeven staan; 
  • Navigeer naar het menu Administratienaam | Stamgegevens | Financieel | Grootboekrekeningen;
  • Vink alle grootboekrekeningen waar geen mutaties op staan of in de instellingen staan vermeld en druk op Verwijderen rechts boven de lijst van grootboekrekeningen. Let op dat je de paginagrootte zo hoog instelt dat alle rekeningen op 1 pagina passen of herhaal deze actie per pagina. (let op dat er ook grootboekrekeningen in gebruik kunnen zijn omdat deze in instellingen gebruikt zijn, zoals activarekeningen, dagboekrekeningen, BTW rekeningen en omzet- en kostprijs rekeningen Deze grootboekrekeningen niet aanvinken om te verwijderen;
  • Vink alle overgebleven grootboekrekeningen aan die vernummert moeten worden en druk op de button Vernummer.  Geef het nieuwe nummer op wat correspondeert met het Finovion rekeningschema. Bijvoorbeeld 4100 Schoonmaakkosten vernummer je naar 4330. Tip: Het kan zijn dat je naar een grootboekrekeningnummer moet omnummeren die nog bestaat. Gebruik dan voor het omnummeren van dit rekeningnummer, het nummer+ een 0 (5-cijferig) en herhaal het omnummeren nogmaals om de 5-cijferige grootboekrekeningen weer om te nummeren naar 4 cijfers. 

Bijvoorbeeld: rekening 4100 moet worden omgenummerd naar rekening 4300, maar verderop wordt 4300 nog omgenummerd naar 4510. Nummer dan 4100 om naar 43000 en 4300 naar 4510. in een volgende omnummering nummer je 43000 om naar 4300.


Nu matchen de aanwezige grootboekrekeningnummers met het nummer uit het standaardrekeningschema van Finovion en is het mogelijk de administratie te koppelen aan de corresponderende template administratie via het menu Administratienaam | Stamgegevens | Template | Bestaande template koppelen. Geef de template op (EZ, BV, Horeca, Agro of uitgebreid), druk op Selecteren, vink alle onderdelen aan op het vervolgvenster en druk op de button Opslaan.


Maak een 2e back-up voordat je verder gaat.

Navigeer naar het menu Administratienaam | Stamgegevens | Template | Controle. Vink de onderdelen aan en kies voor Tonen. Via de aantallen kan je op het vervolgvenster kiezen welke ontbrekende gegevens je uit de template wilt kopiëren.  Laat in ieder geval de grootboekrekeningen bijwerken. Kies je er ook voor de andere stamgegevens bij te laten werken, zoals btw codes blokkeer dan de btw codes die niet meer gebruikt worden, zodat je hiervan geen last hebt in de scan en herkenapplicatie. Het blokkeren van BTW codes doe je via Administratienaam | Stamgegevens | BTW codes. 


Bij het doen van BTW aangiften via Exact Online wordt per BTW aangifte met een boeking de BTW rekeningen afgeboekt en wordt een openstaande post geboekt op de relatie Belastingdienst, Welke relatie wordt gebruikt staat opgegeven bij Administratienaam | Instellingen, op het tabblad Financieel, onderdeel Belasting. 

Om te zorgen dat deze openstaande post niet op de algemene grootboekrekening Crediteuren wordt geboekt vul je bij de relatie Belastingdienst (Relaties | Leveranciers | Overzicht) via de knop Bewerken, een crediteurenrekening in. De crediteurenrekening is 1490 BTW afdrachten. 


Mocht je dit veld niet zien bij de relatiegegevens, dan kan je via het gereedschapsicoon | Aanpassen, het veld Crediteurenrekening aanvinken.